TÉMA: Jak na projekty – Zkušenosti s přípravou a realizací projektů v Krajské knihovně v Karlových Varech – I

MICHAELA KOŽÍŠKOVÁ > koziskova@knihovnakv.cz  
Knihovny, významné kulturní a vzdělávací instituce, čelí v současné době silné konkurenci z okolního prostředí. Díky prudkému vývoji v oblasti informačních technologií a růstu dostupnosti internetu klesá zájem o využívání klasických služeb knihoven. Měnící se životní styl obyvatelstva má zásadní vliv nejen na návštěvnost knihoven, ale i na druhy a formy služeb, které knihovny poskytují. Pokud chtějí knihovny „přežít“, musejí se současnému vývoji přizpůsobit a reagovat na požadavky doby a svých uživatelů. Je nutno nabídnout veřejnosti knihovnu, která bude atraktivní, moderní a bude poskytovat kvalitní služby, o které je skutečný zájem. Krajská knihovna v Karlových Varech již téměř 10 let úspěšně připravuje projekty, díky kterým zrealizovala řadu zajímavých aktivit a významným způsobem rozšířila služby, které svým uživatelům poskytuje s cílem připravit pro ně atraktivní místo trávení volného času. Krajská knihovna sídlí od prosince 2005 v nové budově (bývalá vojenská jídelna) a vybudována byla díky projektu, jehož realizátorem byl Karlovarský kraj. Finance byly získány ze Společného regionálního operačního programu (SROP). Celkové náklady na rekonstrukci dosáhly téměř 90 mil. Kč.
Proč a na co potřebují knihovny peníze?
V knihovnách je nutné zajistit především kvalitní lidské zdroje. Z výzkumů vyplývá, že řada knihovníků nemá potřebné vzdělání, současně je též nutné neustále vzdělávat i knihovníky kvalifikované. Důležitá je především znalost knihovnického oboru, jazykové dovednosti, počítačová gramotnost a schopnost komunikace se všemi typy uživatelů. Dále knihovny musejí podle nutnosti obnovovat a modernizovat své technické vybavení a zařízení, aby byly schopny nabízet kvalitní služby. Peněz je též třeba na nezbytné opravy budov knihoven či na výstavbu knihoven zcela nových. Neméně důležité je neustálé doplňování knihovního fondu, jehož kvalita a obsah je vizitkou každé knihovny. Dále knihovny potřebují finance na kulturní a vzdělávací aktivity pro veřejnost, což vyplývá z hlavní funkce a smyslu jejich činnosti. Již dávno nejsou pouze místy, kde se půjčují knihy, jsou důležitými informačními a komunitními centry obcí, měst a regionů, plnícími významnou vzdělávací, kulturní či poradenskou funkci. Na všechny výše uvedené aktivity a potřeby je nutno sehnat peníze. Pokud knihovna neobdrží finance od svého zřizovatele, může využít tzv. grantových peněz, tzn. sledovat výzvy ministerstev ČR, různých nadací či fondů v rámci ČR či zkusit žádat o podporu z evropských fondů.
Projektový manažer - příprava a realizace projektů
Přípravu žádostí a realizaci projektů má na starosti v Krajské knihovně v Karlových Varech téměř pět let projektová manažerka. Monitoring a vyhledávání finančních zdrojů, příprava projektů (projektových žádostí), realizace projektů - to vše je velmi časově náročné. Není možné, aby tuto pozici vykonával knihovník ke svému stávajícímu úvazku. Je vhodné, aby byl projektový manažer řádně vyškolen v oblasti projektů, ideální je ekonomické vzdělání, výhodou je též školení pro hodnotitele projektů. V rámci přípravy projektu je nutné nastudovat všechny dostupné informace (dokumenty, příručky), manažer by měl též zvládnout zpracování rozpočtu projektu (ve spolupráci s ekonomickým oddělením). Pokud bude projekt schválen a realizován, čeká manažera též vedení týmu v rámci projektu. Důležité jsou rovněž manažerské dovednosti, spolehlivost a samostatnost, často odolnost vůči stresu.
Z čeho vycházet?
Každá firma či organizace (vč. knihovny) by měla mít zpracovanou koncepci rozvoje, měla by mít představu o krátkodobých či dlouhodobých plánech a vizích a postupně je naplňovat. Důležitá je i analýza okolního prostředí, která zmapuje aktivity organizací v regionu, aby nedocházelo k duplicitnímu nabízení služeb cílovým skupinám, což je zbytečné. Dobré je zpracovat SWOT analýzu knihovny (slabé a silné stránky, příležitosti a hrozby). V zájmu knihoven by tak bylo dobré posílit slabé stránky, využít silných stránek a příležitostí a odvrátit hrozby. SWOT analýza je výborným výchozím dokumentem, který lze použít k plánování budoucí činnosti knihovny (a souvisejících projektů).
Co je nutné k úspěšné přípravě a realizaci projektu?
Knihovny by rády realizovaly projekty, ale… Je nutné si předem zodpovědět několik zásadních otázek, a to především: kdo napíše projektovou žádost, kdo bude projekt realizovat (vést), má knihovna dostatečné technické vybavení (např. PC, tiskárny, internet, vhodné prostory), zda je napojena na cílovou skupinu plánovaného projektu, má zkušenosti a síly projekt realizovat, zná vhodného partnera atd.? Žádost může připravit dodavatelsky specializovaná firma, ale zpracování projektu je pak o dost nákladnější. Externí firma navíc nikdy nemá dostatek informací pro přípravu kvalitního projektu, většinou knihovna stejně musí všechny důležité skutečnosti a informace připravit a předat. Velmi důležitý je potvrzený zájem cílové skupiny o účast v projektu. Pokud nedojde k naplnění cílů projektu (výstupů), hrozí finanční sankce za nedodržení podmínek poskytnuté dotace. V případě strukturálních fondů může jít až o statisíce korun. Je také nutné zjistit, zda není plánovaný podobný projekt již v okolí realizován (např. vzdělávání pro nezaměstnané, pro matky na mateřské dovolené, zdravotně handicapované), hrozí totiž, že žadatel nezíská cílovou skupinu k účasti na projektu, což bude velký problém. Ještě před samotnou přípravou projektové žádosti je dobré si promyslet základní části projektu:
• jaký problém bude projekt řešit (výchozí situace, změna, kterou projekt přinese),
• jaká bude cílová skupina projektu (vč. přínosu pro ni),
• jaké budou cíle projektu (co bude výsledkem projektu - měřitelné výstupy, čeho chceme dosáhnout),
• jakým způsobem projekt zrealizujeme (jaké budou aktivity, postupy a metody, kterými cílů dosáhneme) atd.
Tyto důležité otázky si management knihovny musí dopředu ujasnit či vyřešit, teprve poté bude knihovna schopna připravit kvalitní projektovou žádost a projekt dle plánu úspěšně zrealizovat.
Informace o finančních zdrojích
Mezi kvalitní dotační portály patří www.edotace.cz, mapující výzvy v rámci ČR. Vhodné je sledovat měsíčník Dotace, který je zaměřen především na problematiku a možnosti čerpání financí ze strukturálních fondů. Potenciální žadatel zde nalezne rady a informace týkající se operačních programů v ČR, dále doporučení jak správně připravit žádost či rady, jak se vyvarovat chyb při následné realizaci projektu. Nechybí databáze grantových výzev - právě běžící či připravované. Časopis lze objednat na e-mailu predplatne@economia.cz. Informace o vyhlášených programech lze získat též na webu společnosti ECONNECT (www.econnect.cz), který nabízí zdarma pravidelné týdenní zasílání grantových novinek e-mailem (Databáze grantů). Tato zajímavá služba ušetří projektovému manažerovi spoustu času spojeného především s vyhledáváním vyhlášených či připravovaných výzev. Výzvy k předkládání projektů jsou uveřejňovány též v denním tisku. Kompletní informace o možnostech čerpání financí ze strukturálních fondů lze nalézt na webových stránkách www.strukturalni-fondy.cz, popř. na www.esfcr.cz (informace o Evropském sociálním fondu). Webovou žádost (tzv. Benefit7), kterou je nutno v novém období 2007-2013 v rámci operačních programů vyplnit, lze nalézt na adrese www.eu-zadost.cz či www.eu-zadost.eu. Příručka k vyplnění této žádosti je k dispozici např. na www.esfcr.cz (příručky - platné pro období 2007-13, Desatero OP LZZ).
Zajímavé projekty Krajské knihovny Karlovy Vary - výběr (2006-2008)
Knihovny mohou využít programy, které nabízí Ministerstvo kultury ČR (www.mkcr.cz), především dotační tituly v rámci Odboru umění a knihoven (Knihovna 21. století, VISK, projekt Česká knihovna atd.). Další možností čerpání z MK ČR je v rámci Odboru regionální a národnostní kultury (ORNK). Z programu na podporu kulturních aktivit zdravotně postižených občanů byl v Krajské knihovně zrealizován v roce 2006 Kurz českého znakového jazyka pro knihovníky. Navštívilo jej 10 knihovníků a naučilo se komunikovat s neslyšícími. Kurz vedl lektor - neslyšící (od narození hluchoněmý). Knihovna již řadu let aktivně spolupracuje s Karlovarským klubem neslyšících a hluchoněmých lidí, organizuje pro veřejnost kurzy českého znakového jazyka, o které je velký zájem. Knihovna několikrát využila v rámci ORNK i program na podporu regionálních tradic.
Krajská knihovna Karlovy Vary byla dvakrát úspěšná při žádosti o finance z Nadačního fondu manželů Livie a Václava Klausových (www.nadaceklausovych.cz),který realizuje od roku 2007 projekt s názvem Senioři komunikují.Cílem projektu nadace je zvýšit počítačovou gramotnost seniorů v rámci celé ČR, díky této podpoře bylo v roce 2007 vyškoleno 20 starších spoluobčanů, v letošním roce jich bude celkem 30.
Významným partnerem v oblasti dotací se Krajské knihovně stala společnost ČEZ, resp. její nadace (www.nadacecez.cz). Nadace ČEZ podpořila v minulých letech již pět projektů (v hodnotě přes 2 mil. Kč). Finance byly použity např. na pořízení knihovního fondu (950 000 Kč), dále na pořízení počítačů pro veřejnost do nové budovy a nákup her do dětského oddělení (750 000 Kč), poté byl zakoupen bibliobox Herbie (automat na vracení knih, box je umístěn v centru města, 250 000 Kč). Díky další dotaci byl pořízen fond českých DVD (filmy, 50 000 Kč). Ve spolupráci s Karlovarským krajem bude v těsné blízkosti knihovny letos vybudováno dětské hřiště (400 000 Kč - žadatel Karlovarský kraj, majitel pozemku).
V roce 2007 se zástupkyně ředitelky Krajské knihovny díky podpoře z programu Grundtvig (www.naep.cz) zúčastnila v Londýně tzv. přípravného setkání se vzdělávacími organizacemi z Anglie, Itálie, Belgie a Švédska, aby naplánovaly společný projekt, který bude řešit celoživotní vzdělávání dospělých - resp. ohrožených skupin. Bylo navázáno zajímavé partnerství v rámci Evropy s možností budoucí spolupráce.
Krajská knihovna využila dalších nadací, např. Nadaci na ochranu zvířat - podpora osvětových činností v oblasti ochrany zvířat (www.nadacezvirat.cz), Nadační fond J&T - podpora humanitárních aktivit (www.nadacnifondjt.cz). Na jaře letošního roku připravila žádost do Nadace Naše dítě (www.nasedite.cz). Knihovna by ráda organizovala při dětském oddělení diskusní klub (Klub 4 U), který povede zkušená psychoterapeutka a bude s dětmi probírat témata jako je šikana ve školách, násilí páchané v rodinách a další sociálně patologické situace, se kterými se mohou děti setkat. Cílem projektu bude informovat děti o těchto nepříjemnostech života a poradit jim, jak takové situace řešit. Knihovna by ráda navázala aktivní spolupráci s Nadací Naše dítě a v podobných společných projektech pokračovala i nadále.
Ne ve všech vyhlášených programech mohou žádat příspěvkové organizace, některé výzvy jsou jen pro občanská sdružení a jim podobné organizace. Nabízí se zde řešení navázat aktivní spolupráci s neziskovým sektorem regionu a projekt připravit ve spolupráci s NNO. Knihovna zrealizovala např. v loňském roce projekt spolu s ZO ČSOP Berkut (ochránci přírody z Teplé), díky kterému byly po celý rok organizovány v knihovně různé soutěže, regionální přednášky a další akce (podpořeno Nadací Lesy ČR, www.lesycr.cz). Dalším finančním zdrojem, který knihovna využila je Výbor dobré vůle - Nadace Olgy Havlové (www.vdv.cz), který podporuje mimo jiné i aktivity pro seniory. Knihovna navázala aktivní partnerství se Svazem důchodců v Karlových Varech (žadatel) a připravila pro seniory kurz IT (2007) a volnočasové vzdělávací kurzy (2008). Senioři byli nadšeni, těší se na další aktivity.
Spolupráce s občanským sdružením lze též využít při oslovení Nadace O2 (www.nadaceo2.cz), která podporuje především sociálně a zdravotně znevýhodněné děti a mládež. Krajská knihovna navázala partnerství s občanským sdružením Nejste sami (http://zirafa.czechian.net/novinky.php). Sdružení připravilo projekt, který pokud bude podpořen, zajistí provoz centra a dále nabídne v roce 2009 zdarma počítačové vzdělávání pro osoby, které se celodenně starají o postižené děti (IT kurzy zajistí knihovna, vč. ECDL START testů). Jejich rodiče nemají většinou finanční prostředky na drahá počítačová školení, problém je i časový. Během vzdělávání budou děti hlídány v denním centru Žirafa, které toto sdružení provozuje. Rodiče si významným způsobem zvýší počítačovou gramotnost, mohou poté např. pracovat doma na PC. Výsledky grantového řízení Nadace O2budou známy na podzim 2008.
A co evropské fondy?
Vzdělávání knihovníků Karlovarského kraje (Evropský sociální fond)
Krajská knihovna Karlovy Vary ukončila v dubnu 2008 zajímavý a přínosný projekt, který řešil komplexním způsobem vzdělávání knihovníků Karlovarského kraje. Partnery projektu byly Městské knihovny v Sokolově a v Chebu, dalším partnerem - odborným garantem a významným poradcem při realizaci se stala Národní knihovna ČR. Během dvou let, kdy byl projekt realizován, byly knihovníkům nabídnuty tyto vzdělávací aktivity: kurz odborného knihovnického vzdělávání (celkem 14 celodenních seminářů, které byly zajištěny kvalifikovanými lektory především z NK ČR), 2 kurzy komunikačních dovedností (zajištěno dodavatelsky zkušenými psychoterapeuty, realizováno především interaktivním způsobem), jazykové kurzy němčiny a angličtiny (kurzy probíhaly v knihovnách v K. Varech, Sokolově a v Chebu) a IT kurzy (Základy práce s PC, Word, Excel, Internet) vč. testů ECDL START (mezinárodně uznávaný certifikát počítačové gramotnosti). Projektu se zúčastnilo 27 knihoven Karlovarského kraje. Celkový počet účastníků vzdělávacích aktivit byl 209, z toho 169 absolventů kurzy dokončilo. Významným výstupem z projektu je počet úspěšných absolventů IT kurzů - všech 40 účastníků složilo závěrečné testy a obdrželo certifikáty ECDL START. Knihovníci si prostřednictvím projektu doplnili, rozšířili a zvýšili odbornou kvalifikaci, která je v knihovnách nezbytná.
Z evropských peněz Krajská knihovna též zrealizovala projekt, díky kterému byla pořízena potřebná technika pro připojení na internet pro 46 knihoven Karlovarského kraje (financováno ze SROP, 2005-2006).
Jako vhodné finanční zdroje se pro knihovny v rámci strukturálních fondů jeví např. Regionální operační programy (ROP), v nichž lze žádat většinou o peníze na rekonstrukci budov knihoven či jejich modernizaci. V rámci Operačního programu Lidské zdroje a zaměstnanost bude podle předběžných informací možno finance využít na vzdělávání zaměstnanců (knihovníků). Integrovaný operační program „slibuje“ podporu pro vytvoření digitalizačních pracovišť v knihovnách. U všech uvedených programů je ale nutné počkat na konkrétní výzvy, které přesně uvedou, zda budou knihovny oprávněnými žadateli a jejich plánované aktivity budou v souladu s cíli jednotlivých programů. Již nyní jsou k dispozici dokumenty k nastudování (prováděcí dokumenty jednotlivých operačních programů, příručky atd.), výzva uvede konkrétní informace i s kontakty, kde bude možno v případě nejasností projektové záměry konzultovat.
Jaké má knihovna plány do budoucna?
Ráda by získala finanční podporu z evropských fondů na vybudování digitalizačního pracoviště. Své služby by též chtěla rozšířit o vzdělávání pro sociálně ohrožené skupiny (např. matky s dětmi, cizince, menšiny, zdravotně handicapované atd.). Pro knihovníky kraje připravuje pokračující vzdělávací program. Informace o všech projektech Krajské knihovny lze nalézt na webových stránkách www.knihovna.kvary.cz (o knihovně - projekty).
Autorka je projektovou manažerkou KK Karlovy Vary

Vyhledávání

Přihlášení

Jméno
Heslo
  • Pokud ještě nemáte své přihlašovací jméno a heslo, a jste předplatitelem tištěné verze Čtenáře, zaregistrujte se.
  • Zapomněl jsem své přihlašovací údaje, co mám dělat? Více informací.

Aktuální číslo

foto_tydne
Středočeský kraj

Copyright © 2007 - Středočeská vědecká knihovna v Kladně
Realizace: BestSite s.r.o., redakční systém CMS K2