Případová studie zavedení RFID technologie v knihovně

Jihočeská vědecká knihovna v Českých Budějovicích realizovala v roce 2010 projekt vybavení vzorové knihovny využívající technologii RFID ve své pobočce Čtyři Dvory. Technologie RFID (Radio Frequency Identification) představuje kvalitativně vyšší stupeň identifikačních techno­logií využívaných v knihovnách, umožňující bezkontaktní rozpoznání dokumentů pro potřeby knihovnických činností.

V České republice na rozdíl od „starších“ zemí EU je zatím přes všechny své výhody RFID technologie využívána minimálně, a to pouze ve velkých veřejných nebo akademických knihovnách. Příčinou je samozřejmě cena, ale také nedostatečné povědomí o možnostech, které nabízí - ze­jména v oblasti automatizace procesů v knihovně, samoobslužného půjčování a vracení dokumentů, ochrany a revize knihovního fondu.

V projektu jsme si stanovili následující cíle:

1) Zlepšit úroveň služeb uživatelům: samoobslužné výpůjčky a vracení, rychlejší a atraktivnější poskytování služeb, větší prostor pro komunikaci knihovníků s uživateli díky automatizaci rutinních činností.

2) Zlepšit ochranu knihovního fondu, zefektivnit a zrychlit kontrolu řazení a revize knihovního fondu.

3) Vytvořit funkční „vzorovou knihovnu“ s technologií RFID, s cílem metodické odborné pomoci při zavádění této technologie v knihovnách Jihočeského kraje.

4) Seznámit knihovnickou veřejnost a zřizovatele knihoven se zkušenostmi s přechodem na RFID technologii a provozováním takto vybavené knihovny (konzultace, prezentace, exkurze).

Pro realizaci byla vybrána pobočka Čtyři Dvory, která je největší ze všech poboček Jihočeské vědecké knihovny. Velikostí obsluhované populace a rozsahem fondu reprezentuje městské knihov­ny, ale zkušenosti se zaváděním nové technologie mohou být použitelné pro jakoukoli veřejnou knihovnu. Poskytuje výpůjční, informační a reprografické služby širokému spektru obyvatel českobudějovických sídlišť Čtyři Dvory a Máj (a v rámci Jihočeské knihovny i uživatelům z ostatních částí města a studentům Jihočeské univerzity, která v této části města sídlí), zajišťuje přístup k internetu a elektronickým informačním zdrojům. Knihovní fond pobočky zahrnuje cca 21 000 knihovních jednotek, její služby ročně využije přes 20 000 návštěvníků, je uskutečněno kolem 100 000 výpůjček. V roce 2006 proběhla kompletní modernizace interiéru.

V projektu jsme navrhovali následující technické vybavení:

• dvě pracovní stanice s příslušným SW pro konverzi dat z čárového kódu do RFID, po zprovoznění knihovny pak pro obsluhu uživatelů nevyužívajících selfcheck,

• samoobslužné stanoviště pro půjčování a vracení dokumentů (selfcheck),

• bezpečnostní brány (s příslušným SW pro komunikaci s pracovními stanicemi) pro zabezpečení knihovního fondu,

• inventarizační jednotku.

V nákladech projektu jsme samozřejmě museli počítat i s nákupem RFID etiket a s náklady na instalaci a implementaci do knihovního systému.

Předpokládané náklady na realizaci se pohybovaly kolem 1,35 mil. Kč. Pro finanční zajištění projektu jsme kromě využití prostředků z rozpočtu knihovny podali žádost o dotaci na Ministerstvo kultury ČR v rámci programu VISK 3 v celkové výši 890 000 Kč.

Hodnotitelská komise VISK 3 rozhodla o tom, že dotace bude přidělena, částka byla ale snížena na 466 000 Kč. Po analýze situace jsme rozhodli, že i přesto budeme schopni projekt finančně zajistit a zahájili jsme realizaci.

Vyhlásili jsme výběrové řízení na dodávku a instalaci specializovaného technického, programového a materiálního vybavení nutného pro provoz knihovny vybavené RFID technologií, včetně implementace do knihovního systému ARL, který je v Jihočeské vědecké knihovně využíván.

Osloveny byly firmy Cosmotron Bohemia, s. r. o. (technologie RFID: Bibliotheca), LSE Integration, s. r. o. (technologie RFID: 3M), AC Systems, s. r. o. (technologie RFID: D-Tech), ORIS PLUS, spol. s r. o. (technologie RFID: P. V. Supa), AutoCont CZ, a. s.

Při výběru oslovených firem jsme zohledňovali zastoupení různých dodavatelů technologie RFID a realizaci zavádění RFID v knihovnách.

Jako nejvýhodnější z nabídek, které vyhověly požadavkům výběrového řízení, byla vyhodnocena nabídka firmy Cosmotron Bohemia. Nabídková cena byla oproti předběžnému rozpočtu výrazně nižší - 1 155 600 Kč.

Realizace

Vlastní realizace projektu byla zahájena 1. července 2010. Byly nainstalovány pracovní stanice pro konverzi dat z čárového kódu do RFID, provedeny potřebné změny v knihovním systému, převzata zásoba RFID etiket a uskutečnilo se zaškolení pracovníků, kteří prováděli vlepování etiket do dokumentů a konverzi. Do konverze se zapojilo celkem sedm pracovnic a pracovníků oddělení poboček (za nutné součinnosti systémové knihovnice a pracovníků IT), ta probíhala zejména během omezeného letního provozu v červenci a srpnu, úplně dokončena byla na počátku října (i po zahájení provozu ale dobíhala konverze u dokumentů, které byly vráceny po delší době výpůjčky).

Ve dnech 23. a 24. září bylo dodáno a nainstalováno zbývající technické vybavení nutné pro provoz - selfcheck a bezpečnostní brány, opět včetně zaškolení pracovníků. Po krátkém zkušebním provozu, během kterého byla doladěna funkčnost zařízení a nastavení systému a zároveň proběhl praktický trénink personálu pro řešení běžných i méně obvyklých situací, byl 6. října 2010 zahájen běžný provoz. Během zavádění technologie RFID na pobočce Čtyři Dvory nedošlo k žádnému omezení otevírací doby, veškeré činnosti byly prováděny tak, aby provoz nenarušily. V prosinci pak byla dodána a uvedena do provozu poslední poptávaná položka - inventarizační jednotka - a provedena zkušební revize.

V rámci komplexu služeb Jihočeské vědecké knihovny tak využíváme v současné době smíšený provoz - identifikaci dokumentů jak pomocí čárového kódu, tak i RFID v pobočce Čtyři Dvory. Vzhledem k tomu, že registrovaný uživatel Jihočeské vědecké knihovny může se svým čtenářským průkazem využívat služby ve všech půjčovnách a studovnách (celkem v šesti budovách), musela být zachována identifikace uživatele pomocí čárového kódu i v pobočce Čtyři Dvory (pracovní stanice i selfcheck toto umož­ňují). Podobně při vracení dokumentů jsou užívány oba systémy (uživatelé mohou dokumenty vracet kdekoli, takže dokument s RFID etiketou může být vrácen i v půjčovně vybavené pouze čtečkami čárového kódu a naopak, dokument pouze s čárovým kódem může být přijat i v RFID pobočce Čtyři Dvory).

„Čistý“ provoz využívající technologii RFID včetně možnosti samoobslužných výpůjček tedy funguje pouze pro dokumenty půjčené a vrácené v pobočce Čtyři Dvory. I zde s jednou výjimkou, rozhodli jsme se RFID etikety nevlepovat do jednotlivých čísel periodik. Jde o dokumenty, které jsou půjčovány jen několik měsíců, potom jsou vyřazeny, a vzhledem k životnosti a ceně etikety by jejich převod do RFID režimu nebyl ekonomický. Tyto dokumenty jsou umístěny na zvláštním regále a uživatelé jsou upozorněni na nutnost výpůjčky knihovníkem u pultu.

Projektu se dostalo poměrně velké publicity v regionálních sdělovacích prostředcích, takže kromě běžných uživatelů pobočky přišla i řada lidí ze zvědavosti. Po více než 15 týdnech provozu bylo možno říci, že systém je plně funkční a stále více uživatelů vítá a využívá možnost samoobslužného půjčování i vracení dokumentů, a jeden z hlavních cílů projektu tak byl splněn. Zapojení bezpečnostních bran zvýšilo jistě úroveň ochrany knihovního fondu, tady bude ovšem možné konkrétní vyhodnocení až po delší době a revizi fondu.

I v průběhu podzimních měsíců již za běžného provozu bylo třeba řešit některé problémy s nastavením zařízení, nejdéle trvalo vyladění funkce bezpečnostních bran. Součinnost s dodavatelem byla ale bezproblémová, velmi výhodná je možnost dálkové správy selfchecku a bezpečnostních bran, která umožňuje zkrácení doby při nutném zásahu na minimum.

Rozběhla se i prezentační část projektu - v listopadu 2010 byli s provozem a možnostmi RFID knihovny seznámeni pracovníci ostatních oddělení Jihočeské vědecké knihovny. V prosinci byla knihovna představena ředitelům pověřených knihoven regionu. Od začátku roku 2011 probíhají obdobné akce pro knihovny a představitele obcí v regionu, popř. pro zájemce z celé ČR.

Od ledna 2011 byla prodloužena otevírací doba pobočky - o dvě hodiny týdně, v době letních prázdnin o tři a půl hodiny týdně.

Pro knihovny, které se rozhodnou pro přechod na RFID technologii, mohou být kromě předvedení jednotlivých zařízení v provozu zajímavé i zkušenosti z přípravy a realizace projektu. Např. důležitost zahrnutí implementace RFID zařízení do používaného knihovního systému již v požadavcích výběrového řízení, praktické dovednosti, tipy (ale také chyby) spojené s lepením etiket do dokumentů a konverzí fondu. Specifickou zkušeností, prověřenou právě až v podmínkách menší knihovny, je řešení prostorového uspořádání RFID zařízení (bezpečnostní brány, selfcheck). Bylo třeba zajistit bezproblémový a logický pohyb lidí po knihovně a umožnit vizuální kontrolu ze strany knihovníků vzhledem k umístění vstupních dveří a výpůjčního pultu a zároveň dodržet bezpečné vzdálenosti (mezi dveřmi a branami, mezi branami, selfcheckem a PC pro uživatele, aby nedošlo k vzájemnému rušení zařízení a byly splněny hygienické normy pro pohyb v elektromagnetickém poli). V našem konkrétním případě byly nakonec pro vstup vybrány 30 let nepoužívané jiné dveře, dva počítače musely být umístěny jinde v knihovně - tyto změny si ovšem vyžádaly i úpravy elektroinstalace a počítačové sítě. Určitých změn muselo dostát i chování čtenářů u výpůjčního pultu - to klasické „přistupujte jednotlivě“ nabylo kromě zachování soukromí i významu technického, protože antény v RFID zařízeních jsou citlivé a mohly by zachytit i dokumenty jiného uživatele.

Dlouhodobým cílem bude postupný přechod na RFID technologii v celé Jihočeské vědecké knihovně, zejména pak v jejích hlavních budovách. Přes zřejmý přínos pro uživatele i pro knihovníky budou hlavní překážkou náklady, které zavádění této technologie přináší (viz dále). V případě stavby nové budovy knihovny (to se patrně týká všech velkých knihoven v ČR) by přechod na novou technologii mohl být součástí celkové investice. Při zachování provozu ve stávajících podmínkách bude změna technologie identifikace právě z finančních důvodů záležitostí dlouhodobou.

Projekt se podařilo realizovat v celém předpokládaném rozsahu při dodržení všech termínů. První zkušenosti s využíváním RFID v pobočce Čtyři Dvory ukazují, že skutečně přináší předpoklá­danou vyšší úroveň knihovnických technologií a služeb, a to z hlediska uživatelů i knihovníků. Tyto přínosy jsou tedy zřejmé i u menších knihoven, a RFID technologie tak nemusí být domé­nou knihoven velkých. Toto je koneckonců konstatování již objeveného, řada českých knihov­níků to poznala na studijních cestách do ekonomicky silnějších zemí.

Základním problémem a překážkou dalšího rozšiřování RFID technologie v knihovnách v ČR, a to zejména knihovnách obecních a městských, tak v současné době podle našeho názoru zůstávají vysoké pořizovací náklady. Přidaná hodnota, kterou tato technologie přináší, je sice veliká, ale při rozvahách (nejen) zřizovatelů se nutně projeví hledisko ekonomické, náklady oproti současné nejběžněji používané technologii čárových kódů jsou skutečně řádově vyšší. Přechod na tuto novou technologii bude tedy obtížně prosazovatelný jako priorita, zejména ve chvíli, kdy často chybějí peníze na provoz a nákup knihovního fondu. Podle našeho názoru kulhá i srovnání s obdobnou situací z doby vlastně nedávné, kdy byla zahájena automatizace i v menších knihovnách - a to právě pro tento veliký rozdíl v pořizovacích nákladech.

RFID technologie by tedy mohla znamenat budoucnost i českých knihoven, ale jestli opravdu bude a za jak dlouho, je otázkou. Výsledek pak kromě vývoje ekonomické situace může hodně ovlivnit i cenová politika dodavatelů této technologie.