Pracovníci knihoven se pravidelně scházejí, vždy jednou za čtvrt roku v jedné ze tří zemí, tedy jednou v německé Žitavě, pak v Liberci, příště v Jelení Hoře v Polsku, a na pracovních schůzkách vytvářejí program pro svou společnou činnost. Spolupráce trvá již mnoho let a za tu dobu se pracovníci knihoven vystřídali. Pořád je tu ale chuť něco společně organizovat, vytvářet, poslední dobou je práce skupiny velmi intenzivní. Pravidelné pracovní schůzky podporuje Euroregion Nisa, který zajistí tlumočníky, aby vzájemná setkání probíhala hladce. 