JAK NA TO: Jak využít výročí knihovny jako propagačního nástroje

Zkušenosti z oslav výročí Knihovny Jana Drdy v Příbrami
NADĚŽDA ČÍŽKOVÁ > cizkova.kjd@pb.cz
Realizační tým oslavPrvního října 2010 oslavila knihovna 110. výročí svého vzniku a 20. výročí přejmenování na Knihov­nu Jana Drdy. Janu Drdovi by bylo 95 let a na podzim uplynulo již 40 let od jeho úmrtí. Příprava a průběh oslav těchto významných výročí znamenaly náročnou a vysilující práci, kterou však vyvážily nesčetné nádherné zážitky a pozitiva nejen osob­ní, ale i kolektivní. Jak jsme zjistili z ohlasů nejen pravidelných návštěvníků, přinesly oslavy velkou propagaci knihovny. O naše zkušenosti z příprav a průběhu oslav bych se ráda podělila s kolegyněmi a kolegy. Mohly by jim možná ušetřit zbytečné chyby a omyly, které podobné akce mohou provázet.
Všechna výročí týkající se knihovny lze s větším či menším úspěchem využít při propagaci jejích služeb, při obhájení její existence a získání lepších podmínek k činnosti.
Na přípravách oslav je třeba začít pracovat s předstihem už v době, kdy se pro dané datum připravuje rozpočet. Tedy většinou v předcházejícím roce. Proto je nezbytné si alespoň rámcově naplánovat program oslav i jeho personální zajištění před sestavováním zmíněného rozpočtu.
To se nám v Příbrami moc nepovedlo. Plánovaný rozpočet na rok 2010 byl knihovně zkrácený o 15 %, a tak ji kromě všemožných úspor čekala i reorganizace a propuštění několika zaměstnanců. Reálné plánování oslav začalo tedy později a po penězích jsme se museli poohlédnout i jinde.
Pro oslavy je vždy dobré hledat i další finanční zdroje, granty, příspěvky od sponzorů (i materiální či mající povahu služeb).
Toto pravidlo jsme využili všemi způsoby, na které nám stačily síly. Proto jsme v průběhu roku požádali zřizovatele o zvýšení příspěvku na činnost s ohledem na významné výročí - a povedlo se. Na oslavy 110. výročí jsme dostali 110 000 Kč. Na projekty do grantových soutěží však bylo už pozdě.
Pokud je to možné, výročí je vhodné začlenit do již tradičních a opakujících se kulturních akcí, které mají svůj vlastní rozpočet a zdroj financování - např. programové festivaly opakující se každoročně v místě, Týden knihoven či jiná celostátní knihovnická akce; případně ho spojit s oslavami jiné významné regio­nálním události.
Oslavy výročí knihovny jsme spojili s podzimním zahájením kulturní sezóny, které pod názvem Krasohleděníuvádí ve třetím týdnu v září blok pořadů v různých kulturních organizacích města. (Vrcholem akcí Krasohledění je udělení ceny významné žijící osobnosti za přínos pro rozvoj kultury ve městě - Krasohled. Pořady jsou vybírány podle regionální provenience, účinkují v nich místní umělci, jsou to díla místních autorů, uvádějí je místní pořadatelé.) Zařazením oslav knihovny do Kraso­hle­dění jsme vyřešili financování velké části oslav a jejich propagace - festival je hrazen přímo od­borem kultury města, mimo rozpočet knihovny a ostatních spolupořadatelských institucí.
Je důležité, aby se oslav aktivně účastnili zástupci zřizovatele, případně další spolupracující subjekty. Tak se oslavy týkají více lidí, žánrů a osloví širší veřejnost. Své produkty tudíž uplatní i další kulturní organizace (školy ad.) a samozřejmě i podnikatelé. Tím se organizace a financování rozloží na více subjektů, kterým začne na zdárném průběhu oslav záležet. Všichni zúčastnění pak vědí, že knihovna nejen existuje, ale má svou tradici a význam.
Festival Krasohledění zahájil starosta města, pozváni byli samozřejmě i místostarostové a celé městské zastupitelstvo. Cenu za kulturu obdržel starosta spolku, s nímž knihovna již po několik let pořádá cykly přednášek o cestování. Pokud byly zajišťovány některé práce na objednávku, prováděly je vždy místní firmy.
Témata programů by měla souviset s knihovnou, místem konání by měla být knihovna. Oslavy mohou probíhat i po několik dnů, různé pořady v různou dobu, pro různé kategorie návštěvníků, část oslav může být určena veřejnosti, část odborným a spolupracujícím kruhům.
Naše oslavy byly rozloženy do tří bloků pro odlišné skupiny návštěvníků: pro veřejnost, pro kole­gy a spolupracovníky knihovny a pro její zaměstnance.
Pro veřejnost bylo určeno rodinné představení Zapomenutý čert v provedení místního souboru lido­vých nástrojů Chairé s Alfredem Strejčkem a Tať­ja­nou Medveckou. Pořad byl vlastně veřejným čtením pohádky Jana Drdy, doplněným lidovými pís­němi. Konal se ve čtvrtek navečer. Jediným jeho nedostatkem z pohledu propagace knihovny bylo místo konání - Galerie Františka Drtikola. Knihovna nemá dostatečně velké prostory pro pořádání akcí pro více než 30 návštěvníků.
Proto jsme pozvali celou veřejnost do knihovny na Den otevřených dveří v sobotu dopoledne, a tak mohl přijít opravdu každý, kdo měl zájem. Pro všech­ny návštěvníky byli připraveni fundovaní průvodci, kteří jim ukázali slavnostně vyzdobenou knihovnu od sklepa až po půdu, pardon, po společenský sál pod střechou :-), kde na návštěvníky jako odměna za vynaloženou námahu vystoupání tří pater schodiště čekalo drobné občerstvení. Provázeli všichni knihovníci a knihovnice.
Odpoledne následovalo veřejné vyhlášení výsled­ků výtvarné soutěže pro děti na téma Pohádky Jana Drdy s udílením cen vítězům a vernisáží výstavy vítězných prací. Tentokrát bylo konání akce v prostorách Galerie Františka Drtikola pro soutěžící bonusem, jejich díla visela v opravdové galerii celý měsíc.
Všechny tyto tři akce byly součástí festivalu Krasohledění. Tentýž den později, jen o patro výš, se rovněž v galerii konalo slavnostní setkání odborné veřejnosti se zástupci radnice a s bývalými zaměstnanci knihovny. Po oficiálních proslovech samozřejmě následoval přípitek s občerstvením a volná diskuse. Potěšila nás účast zástupců Národní knihovny, kolegů a kolegyň nejen z knihoven v regionu, ale i z příbramského archivu, divadla, galerie, muzea a dalších spolupracujících subjektů.
Přípravě seznamu pozvaných hostů na podobné akce je třeba věnovat důkladnou pozornost. Občerstvení má být přiměřené v závislosti na počtu osob. Pozvánky, nejlépe s žádostí o potvrzení účasti, je třeba rozeslat s dostatečným předstihem. Počet osob nám též limituje prostor, v němž se akce bude odehrávat. Pokud má knihovna v řadách svých sponzorů restauraci nebo lahůdkářskou firmu, ušetří svůj fond určený na reprezentaci.
My jsme pro oficiální část oslav oslovili místní integrovanou školu hotelového provozu a služeb. Občerstvení jsme sice zaplatili, ale pomohli jsme též propagaci práce školy, se kterou dlouhodobě spolupracujeme. Studenti se svými mistry nám připravili vynikající tabuli i s obsluhou. Přímo tak předvedli svou činnost před zástupci radnice, která na provoz školy přispívá, a tak to byla i jejich reklama.
Ryze interní část oslav na závěr se v pozdním odpoledni konala ve společenském sále knihovny, kde už nikdo neměl povinnosti a každý se mohl bavit. Opět se ukázalo, že správná muzika dělá dobrý program. A tak jsme si nejen poklábosili s bývalými kolegyněmi a kolegy, ale i zatančili a zazpívali. Večerní knihovnické shromáždění bylo občerstveno z vlastních zdrojů zaměstnanců knihovny.
Je dobré do přípravy oslav zapojit úplně všechny zaměstnance knihovny. Nic tak nestmelí tým jako příprava programu, na který se budou všichni těšit, do kterého může každý přispět tou formou, která ho baví a kterou ovládá. V čele potom musí stát organizační tým s generálním manažerem.
A tak někdo pekl buchty, další zdobil knihovnu, někdo psal pozvánky, jiný stěhoval nábytek, uklízel a leštil, vymýšlel atd. Občerstvení návštěvníků dne otevřených dveří a kolegiální oslavy nezasáhlo „repre fond“ knihovny a za vykonanou mimořádnou práci byli zaměstnanci odměněni.
Samostatnou a velmi důležitou kapitolu příprav na oslavy tvoří propagační materiály a nástroje. Mohou se týkat všeho, co je s knihovnou a s jejími oslavami spojeno. Pozvánky, plakáty, letáky s programem akcí a pořadů, články do místního i celostátního tisku, internetové prezentace, vysílání v místní i celostátní televizi, tisková konference, upomínkové předměty, pamětní medaile, záložky, tašky s potiskem, letáky s přehledem služeb knihovny, transparenty a vlajky na budově a další předměty s logem a názvem knihov­ny se mohou rozdávat po celý výroční rok. Rozhodně nesmí chybět na všech akcích, v půjčovnách a odděleních knihovny a dalších místech s knihovnou spojených.
Výročí knihovny bylo zdůrazněno na všech informačních materiálech, které se týkaly festivalu Krasohledění - plakáty, letáky, při tiskové konferenci, ve vysílání v místní televizi, články v novinách a časopisech. Vlastní propagační materiály - infor­mační letáky o knihovně, záložky s kalendářem, potištěné tašky - byly distribuovány ve všech odděleních a při všech akcích, které knihovna pořádala. V malém seriálu v místním týdeníku jsme postupně představili všechna oddělení i pobočky knihovny a jejich služby. Nechyběl ani článek v regionální ročence Podbrdsko, který se věnoval stěhování knihovny v její sto desetileté historii. Článek, doplněný starými a novými fotografiemi míst, kde knihovna sídlila, zaujal příbramské patrioty a zaznamenali jsme na něj velmi pochvalné ohlasy. Na výročí upozorňoval transparent na knihovně, výzdoba hlavní budovy i všech poboček a plakát vylepený na našem autě. Spoustu možností, zvlášť těch, které nabízejí granty, jsme ale nevyčerpali proto, že jsme s přípravami začali pozdě.
Propagace tvoří významnou položku v rozpočtu oslav, většinou však může být zahrnuta do všech projektů, na které knihovna v daném roce získá dotace - i kdyby to měly být štítky nalepené na nové počítače nebo nábytek, všechny akce jubilejního roku mohou být vázány na výročí, otevření nového oddělení může být k výročí atd. Možností je nepřeberné množství.
Na závěr je třeba podotknout, že příprava a průběh oslav je pěkný nervák, ale i radost. Proto je pro všech­ny zúčastněné třeba dbát na duševní hygienu, dobře si práci zorganizovat a připravit důkladný harmonogram. Pro všechny členy přípravného týmu je potom zdárný průběh tou nejlepší odměnou. Úspěšně provedená oslava výročí knihovny znamená vždy krůček k její lepší pozici v daném místě.
Naše oslavy se přes všechny drobné chybičky vydařily. Potěšila nás velká účast veřejnosti na uvedených pořadech, při soutěži dětí i na slav­nost­ním setkání. Vážili jsme si obětavosti kolegyň a kolegů, kteří přijeli, někteří po letech a ze vzdálených koutů republiky, aby s námi prožili slavnostní chvíle v galerii i v knihovně. Podle ohlasů se domníváme, že se rozšířilo povědomí příbramských obyvatel o knihovně. Velký význam pak měly celé osla­vy pro zaměstnance knihovny. Po nelehkém období posledního roku pro ně příprava a podíl na oslavách znamenaly potvrzení sounáležitosti a přátelské atmosféry v týmu, který si ověřil svou akceschopnost. Všem jim za to náleží dík.
Foto Jiřina Soukupová



Vyhledávání

Přihlášení

Jméno
Heslo
  • Pokud ještě nemáte své přihlašovací jméno a heslo, a jste předplatitelem tištěné verze Čtenáře, zaregistrujte se.
  • Zapomněl jsem své přihlašovací údaje, co mám dělat? Více informací.

Aktuální číslo

foto_tydne
Středočeský kraj

Copyright © 2007 - Středočeská vědecká knihovna v Kladně
Realizace: BestSite s.r.o., redakční systém CMS K2