Základní pravidla pro zpracování archiválií a jejich implementace

MICHAL WANNER michal.wanner@mvcr.cz

Archivnictví je oborem lidské činnosti spojujícím znalosti několika oborů a disciplín. Stejně jako například v muzejnictví nebo knihovnictví v něm hraje důležitou roli popis toho, o co archiváři pečují, tedy archiválií. Jedním z pilířů archivní teorie je tak archivní popis, který umožňuje tvorbu archivních pomůcek a informačních systémů. Na základě popisných údajů se archiváři orientují v archiváliích, vyhledávají je a zpřístupňují badatelům. Archivní popis tak úzce souvisí se zpřístupňováním archiválií, jednou z hlavních funkcí archivů jako takových. Pro archiváře, domácí i zahraniční badatele je proto důležité, aby se popis řídil pokud možno jednotnými pravidly, která by umožnila těmto textům snadno porozumět, rychle se v nich orientovat, předávat si data, vzájemně je využívat, odkazovat na ně, a to v celostátním i mezinárodním měřítku. Tento příspěvek je věnován důvodům vzniku, genezi a implementaci klíčového metodického textu českého archivnictví – Základním pravidlům pro zpracování archiválií.

První pravidla vztahující se k popisu archiválií byla Základní pravidla pro zpracování archivního materiálu vydaná v roce 1959. Jejich vznik souvisel se vznikem jednotné sítě státních archi­vů v tehdejším Československu. Tato pravidla sice navazovala na dílčí metodiky vznikající v českých zemích již od 19. století, akceptovala však novou progresivní myšlenku univerzálního předpisu pro pořádání a popis archiválií. Podala jasný návod na vymezení inventární jednotky pro různé druhy archiválií a archivních fondů a poprvé v nich byl v podobě nadpisů pro skupiny inventárních jednotek naznačen prvek hierarchického popisu. Zmíněná pravidla byla považována za prozatímní, jejich autoři počítali s revizí, ke které však nedošlo více než padesát let.

Cesta k novým Základním pravidlům

Nebylo tomu proto, že by v archivnictví byly všude stojaté vody. V souvislosti s aktuálními požadavky praxe vznikla řada dílčích metodických návodů pro zpřístupňování různých typů archivních fondů, zpřesňována byla metodika vedení základní evidence archiválií – evidence Jednotného archivního fondu resp. Národního archivního dědictví, která se osvědčila především v průběhu generální inventury Jednotného archivního fondu v letech 2001 až 2002. Popis specifických typů archiválií byl částečně řešen při přípravě a tvorbě soupisů archiválií (pečetě, veduty, listiny) a archivních standardů (matriky). Pod vlivem pronikání výpočetní techniky do archivnictví a příbuzných oborů a v souvislosti s prohlubující se standardizací v příbuzných oborech (knihovnictví, později muzejnictví) byl v 80. letech 20. století v tehdejším Státním ústředním archivu v Praze navržen tzv. jednotný formulář archivního inventáře. Archiváři věnova­li zvýšenou pozornost i tvorbě rejstříků k archiv­ním pomůckám. Od konce padesátých let 20. století bylo učiněno několik pokusů o komplexní zpracování nových pravidel, ale žádný z nich nebyl doveden do konce.

Změnu přinesla až skupina pracující na grantovém úkolu Možnosti a formy zpřístupnění archivních fondů nebo jejich součástí veřejnosti v elektronické podobě Projekt výzkumu a vývoje VE 20072009004 Možnosti a formy zpřístupnění archivních fondů nebo jejich součástí veřejnosti v elektronické podobě, který vedl v letech 2008–2010 Miroslav Kunt z Národního archivu. Základním smyslem projektu byl překlad, posouzení a zavedení mezinárodních archivních standardů a rozšíření povědomí o nich. Navržen byl i základ textu nových Základních pravidel, s cílem umožnit implementaci mezinárodních standardů v českém prostředí.1

Na činnost této skupiny navázala rozšířená pracovní skupina pro nová Základní pravidla, která vznikla v březnu 2010 pod vedením autora tohoto článku z odboru archivní správy a spisové služby Ministerstva vnitra. V průběhu tří let tento třicetičlenný tým vytvořil, často v nelehkých diskusích,2 výsledný text. Souběžně s tvorbou Základních pravidel vznikal projekt sdílené databáze paměťových institucí INTERPI, řešený Národním archivem a Národní knihovnou ČR, jehož výsledky byly, tam kde to bylo účelné, do Základních pravidel rovněž implementovány.

Co nová pravidla zohlednila

Vznik nových Základních pravidel odrážel změ­ny kulturního, informačního a právního prostředí, které se dotkly i českých archivů. V souvislosti s rozšiřováním lidských a občanských práv se stále naléhavěji začaly uplatňovat nároky občanů na svobodný přístup k informacím, v oblasti archivnictví tj. k nejnovějším archiváliím uloženým v jednotlivých archivech. Významným prostředkem k jejich zpřístupnění se staly informační a komunikační technologie, umožňující lepší a rychlejší kontakt občana nebo instituce s původcem archiválií i jednotlivými archivy. Archivy se tak dostávaly do stále pevnějších informačních vazeb na jiné paměťové instituce, jako jsou knihovny, muzea apod. Potřeba mezinárodní spolupráce a výměny dat vedla k postupnému prosazování standardů v oblasti popisu archiválií. Na druhé straně byly archivy konfrontovány se stále zpřesňovanými zákonnými normami, které poskytování informací omezují a jejichž cílem je chránit nejen bezpečnost státu, ale stále výrazněji i jednotlivé občany nebo instituce (osobní údaje, obchodní tajemství apod.). Ukazovalo se, že dostát všem uvedeným, často protichůdným tendencím lze optimálně jen tehdy, když popisy archiválií v péči českých archivů budou co nejvýstižnější, tedy co nejobjektivnější. Jedinou cestou se tak jevilo zkvalitnění a standardizace hierarchického popisu postihující jednoznačně všechny druhy archiválií a archivních souborů.

Neméně významná byla rovněž reflexe nové­ho informačního prostředí vytvářeného moderními technologiemi (internet), vznik nových typů archiválií, u nichž lze obtížně aplikovat tradiční způsob zpracování (dokumenty v digitální podobě, periodické dokumenty, různé typy technické dokumentace). Zásadní vliv na tvorbu archiválií měla rovněž standardizovaná spisová služba. Základní pravidla pro zpracování archiválií tak musela např. zajistit návaznost na Národní standard pro elektronické systémy spisové služby.

O čem nová pravidla pojednávají?

Základní pravidla pro zpracování archiválií poskytují přehlednou a srozumitelnou formou návod pro praktickou práci s archiváliemi. Primárně jsou tedy určena archivářům. Jejich struktura byla vytvářena tak, aby alespoň v základních rysech kopírovala jednotlivé etapy archivářovy práce. Text byl současně koncipován tak, aby vlastní teoretické jádro bylo co nejstručnější a umožňovalo tak co nejrychlejší orientaci. Teoretické jádro je doplněno rozsáhlým souborem příloh, ve kterých si čtenář může vyhledat konkrétní příklady použití pravidel. Základní pravidla předpokládají zpracování archiválií ve specializovaných databázových aplikacích, ne­vylučují však ani vytváření pomůcek v prostředí běžného kancelářského softwaru. Samozřejmos­tí je jak tištěný výstup pomůcky, tak výstup v datovém formátu XML.

Archivář, který pracuje s těmito pravidly, by se měl nejprve seznámit s druhou kapitolou pravidel, která je věnována kontextu zpracová­ní a evidenci archiválií. Teoreticky jsou v ní řešeny otáz­ky vymezení archiválie, jejích vlastností ve vzta­hu ke sbírkovým předmětům a knihovním dokumentům. Stručně je zde popsán vznik archiválií a archivních souborů, kodifikovány jsou nástroje pro jejich evidenci a způsob strukturování archivních souborů, především evidenční jednotky a jednotlivé dru­hy archivních pomůcek.

Třetí kapitola definuje úrovně popisu vycházející z mezinárodního standardu popisu ISAD (G) a stanovuje některé jeho obecné principy. V kapitole je zároveň určena závazná hloubka popisu pro jednotlivé druhy archivních pomůcek.

Ve čtvrté a páté kapitole je stanoven popis a závaznost prvků, které jsou vztaženy k jednotlivým druhům archivních pomůcek a archiválií. Čtvrtá kapitola obsahuje výčet základních povinných i nepovinných prvků popisu používaných pro všechny jeho úrovně a pro všechny druhy archiválií a evidenčních jednotek. Pátá kapitola je tvořena výčtem povinných i nepovinných prvků popisu specifických pro některé druhy archiválií, evidenčních jednotek a archiv­ních pomůcek (především pro katalog) a pro popis vztahu korporací, fyzických osob, geografických objektů a dalších entit k jednotkám popisu.

Šestá kapitola se zabývá popisem původců. Předpokládá se oddělení popisu původce od popisu archiválií při zachování popisu původce v archivní pomůcce. Popis vychází z mezinárodního standardu ISAAR(CPF).

Sedmá kapitola obsahuje pravidla pro tvorbu názvů a jmen původců, dále pak přístupových bodů a rejstříků k jednotkám popisu v archivních pomůckách.

Osmá kapitola je věnována popisu archivů a kulturně vědeckých institucí, které uchovávají archiválie. Popis institucí, které v souladu s legislativními předpisy uchovávají archiválie a pečují o ně, je specifikován standardem ISDIAH.

Základní text pravidel doplňují přílohy obsahující především konkrétní příklady aplikace Základních pravidel. Jde o ukázky jednotlivých typů archivních pomůcek – manipulačních seznamů, inventářů a katalogů. Následují příklady popisu původců, tvorby přístupových bo­dů a rejstříků a příklady popisu archivů a kulturně vědeckých institucí.

Orientaci v textu usnadňuje rejstřík pojmů, který odkazuje na jednotlivé stránky pravidel, přičemž stránka obsahující definici pojmu je vyznačena tučně.

Zavedení Základních pravidel do praxe

Základní pravidla byla publikována v červnu 2013.3 Uvedena do praxe byla Metodickým návodem č. 1/2013 odboru archivní správy a spisové služby Ministerstva vnitra (č. j. MV-46913/ AS-1/AS-2013), který kodifikoval postupné zavádění nových pravidel. Skutečnost, že tato pravidla vstoupila v platnost po více než sto padesáti letech existence archivnictví v českých zemích, logicky implikovala, že nemohou mít retrospektivní platnost. Jsou tedy určena pro práci s archiváliemi doposud nezpracovanými.

Dne 1. května 2013 vstoupily v plnou platnost části týkající se vymezení archivního souboru, pořádacích schémat, úvodu k inventáři, evidenčních jednotek a archivních pomůcek (kapitola 2). Vlastní popis archiválií (kapitoly 3, 4, 5) byl doporučen k implementaci u menších archivních souborů. Při vytváření pomůcek typu inventář a katalog u archivních soubo­rů většího rozsahu odbor archivní správy a spi­so­vé služby naopak doporučil vyčkat vzniku softwaru pro popis archiválií na základě nových Základních pravidel pro zpracování archiválií. Při implementaci ka­pitol číslo 6, 7 a 8 Základních pravidel odbor archivní správy a spisové služby MV doporučil vyčkat vzniku národního portálu a infrastruktury INTERPI. Stanovená pravidla zápisu příslušných hodnot je však možné využívat i před vznikem těchto aplikací. O aplikaci těchto pravidel rozhoduje ředitel archivu. Některé archivy tak přistoupily k aplikaci pravidel ihned, přestože vytvářejí archivní pomůcky buď v textovém edito­ru, nebo upravených starších aplikacích (JANUS), jiné se na­opak rozhodly vyčkat dokončení nového softwaru.

Nemalá část ustanovení nových pravidel byla však zavedena do praxe ještě dříve. V průběhu práce na nových Základních pravidlech se ukázala nutnost vytvářet spolu s nimi věcný základ nové legislativy a nástroje k jejich implementaci. Tato skutečnost se odrazila v novele archivního zákona, která vstoupila v platnost v roce 2012. Novela mj. kodifikuje pravidla pro nakládání s archiváliemi v digitální podobě, správu metadat archiválií, strukturu a funkce národního portálu a další principy nutné pro uvedení nových Základních pravidel do praxe. Souběžně s novelou archivního zákona došlo k novelizaci vyhlášky č. 645/2004 Sb., ve znění vyhlášky č. 192/2009 Sb., která mj. kodifikovala nově vymezené evidenční jednotky a zavedla nové definice archivních pomůcek. Část této legislativy byla uvedena do praxe v rámci generální inventury Národního archivního dědictví prováděné v českých archivech v letech 2012–2014. Nástrojem pro provedení generální inventury byl program PEvA – Počítačová evidence archivu, s jehož pomocí je evidence Národního archivního dědictví vedena. Změny v tomto programu akceptující nově vymezené evidenční jednotky a další změny. Provedení generální inventury pomocí programu PEvA tak zajistilo, že nové evidenční jednotky „přešly archivářům do krve“.

Plná implementace nových pravidel bude záviset na úspěchu vývoje nového softwaru pro popis archiválií na základě nových Základních pravidel pro zpracování archiválií. Tento software umožní tvorbu nových nebo redefinovaných druhů archivních pomůcek. Software je vyvíjen s účelovou podporou Technologické agentury České republiky.4 V době dokončování tohoto příspěvku probíhala finalizace zjišťovacích akcí, jejichž cílem bylo doplnit mezery v technické specifikaci projektu.

Plná implementace nových pravidel pak bude záviset také na úspěšné výstavbě Národního portálu vytvářeného v rámci realizace projektu Národního digitálního archivu. Zde byly vytvořeny předpoklady pro brzký vznik registru archivů. Evidence původců a vytvoření systému pro tvor­bu přístupových bodů/rejstříků závisí na úspěšném dokončení infrastruktury INTERPI, která má být dokončena do konce roku 2015.

Nyní tedy nezbývá než udělat vše pro to, aby všechny tyto projekty uspěly a vytvořené nástroje dobře sloužily českým archivářům při tvorbě archivního popisu.

Kam dál?

V době vytváření tohoto příspěvku bylo připravováno již druhé vydání Základních pravidel pro zpracování archiválií. Skutečnost, že vychází nedlouho po vydání prvním, je odrazem velkého záj­mu, který publikace vzbudila doma i v zahraničí a který všechny, kteří se na řešení tohoto nelehkého úkolu podíleli, mimořádně těší.5 Druhé vydání Základních pravidel je označeno jako opravené a doplněné. Jsou v něm zúročeny zkušenosti získané během generální inventury Národního archivního dědictví, které vedly k řadě doplňků v definicích evidenčních jednotek v druhé kapitole. Rovněž diskuse nad Základními pra­vid­ly ukázala slabá místa některých formulací a nutnost obratnějšího či výstižnějšího vyjádření. Zdrojem dílčích úprav byl rovněž další pokrok v realizaci projektu INTERPI věnovanému interoperabilitě mezi paměťovými institucemi, který ovlivnil dílčí změny v šesté a sedmé kapitole pravidel. Doplněna bude rozsáhlá příloha ilustrující využití evidenčních jednotek v jednotlivých typech archivních pomůcek. Chybět by nemělo rovněž anglické shrnutí, které se z technických a časových důvodů nepodařilo zařadit do prvního vydání. Rejstřík bude doplněn o množství nových pojmů, které se nově vyskytly v textu.

Výhledově lze předpokládat, že pravidla archivního popisu budou pravidelně revidována, doplňována a rozvíjena tak, jak je tomu v jiných evropských zemích.

1 KUNT, Miroslav. Mezinárodní archivní standardy a příprava nových základních pravidel pro zpracování archiválií v České republice. Slovenská archivistika. 2012, roč. 47, č. 2, s. 64–79.

2 DVOŘÁK, Tomáš, Miroslav KUNT, Radek POKORNÝ, Ivo ŠULC a Michal WANNER. Jak vznikala nová Základní pravidla pro zpracování archiválií. Archivní časopis. 2013, roč. 63, č. 2., s. 5–36.

3 Základní pravidla pro zpracování archiválií. Kolektiv pracovníků pod vedením Michala Wannera. Praha: Odbor archivní správy a spisové služby MV, 2013. 350 s.: bibliografické odkazy a rejstřík. ISBN 978-80-86466-34-7.

4 TB0200MV026 Vývoj softwaru pro popis archiválií na základě nových Základních pravidel pro zpracování archiválií metodou PCP.

5 Ze zahraničních prezentací a diskusních fór kolem Základních pravidel je třeba zmínit minimálně autorovu prezentaci nových Základních pravidel na 23. Mezinárodní konferenci Mezinárodního institutu pro archivní vědu v Terstu 20.–23. října 2013 a prezentaci Marie Balíkové, Miroslava Kunta, Jany Šubové, Naděždy Andrejčíkové: Interopera­bility in Memory Institutions in Czechia: INTERPI Project na Mezinárodním kongresu o správě kulturního dědictví a kulturních paměťových institucích v Istanbulu 17.–20. září 2014 (URLA 2014). Ze zahraničních titulů je nutno zmínit četné recenze, z nichž doposud nejrozsáhlejší podala Anna Laszuk z Varšavy (Rec: LASZUK, Anna. Základní pravidla pro zpracování archiválií. red. Michal Wanner, Praha 2013, Miscelanea Historico-archivistica, Tom. XXI/2014, s. 387–395).


Diskuze ke článku "Základní pravidla pro zpracování archiválií a jejich implementace"

Zatím nebyly vloženy žádné příspěvky. Diskutovat může pouze přihlášený uživatel.

Vyhledávání

Přihlášení

Jméno
Heslo
  • Pokud ještě nemáte své přihlašovací jméno a heslo, a jste předplatitelem tištěné verze Čtenáře, zaregistrujte se.
  • Zapomněl jsem své přihlašovací údaje, co mám dělat? Více informací.

Aktuální číslo

foto_tydne
Středočeský kraj

Copyright © 2007 - Středočeská vědecká knihovna v Kladně
Realizace: BestSite s.r.o., redakční systém CMS K2